Suomen Verohallinto on aloittanut asteittaisen käyttöönoton valtavalle tietojärjestelmiensä uusimishankkeelle, ja vaikka toteutukseen on käytetty yli 100 miljoonaa Euroa, tuloksia on nyt luonnehdittu termillä "täysi susi". Mitä tapahtui?

(NOTE: This post is in Finnish: To read this article in English, please click here)

Vuonna 2013 Suomen Verohallinto aloitti valtavan projektin tietojärjestelmiensä uusimiseksi. Projektissa oli (ja on edelleen) kysymys 70 olemassaolevan järjestelmän uusimisesta sekä integroimisesta yhdeksi kokonaisjärjestelmäksi. Itse toteutusprojekti myönnettiin vuonna 2014 Amerikkalais-Virolaiselle konsortiolle, ja näin myönnetty projekti on aikataulutettu vuoteen 2019 asti. Asteittainen käyttöönotto on nyt kuitenkin jo alkanut, ja toistaiseksi loppukäyttäjät ovat luonnehtineet uutta järjestelmää termillä "täysi susi" (asiasta kertoo Kauppalehti, kuten myöskin muu media).

Perinteisesti katsoen, jos organisaatiolla on edessään vanheneva tietojärjestelmä (tai tietojärjestelmiä, kuten tässä tapauksessa), päätöksentekijät käytännössä tekevät päätöksen kahden mahdollisen vaihtoehdon välillä (ja näitä Verohallinnossakin on varmasti puntaroitu vuonna 2013):

(1) Osta valmis järjestelmä joka sisältää ainakin suurinpiirtein vastaavat ominaisuudet kuin olemassaoleva järjestelmä (tai olemassaolevat järjestelmät), ja sitten tee tarvittavia muutoksia jotta ratkaisu lopulta vastaa todellisia loppukäyttäjätarpeita. Tämän lähestymistavan hyvänä puolena vaikuttaisi olevan se, että koska järjestelmä on jo olemassa ja mahdollisesti "testattu ja todistettu", itse toteutuksen tulisi olla vähemmän riskialtis, nopeampi toteuttaa ja kustannuksiltaan tehokkaampi. Tarve muutoksiin ja räätälöintiin tosin vaikuttanee näihin etuihin mahdollisesti huomattavastikin.

(2) Uudelleenkehitä täysin uusi järjestelmä alusta alkaen, joka sitten sisältää kaikki olemassaolevan järjestelmän (tai järjestelmien) tarpeelliset ominaisuudet sekä tarvittavat lisäykset, muutokset ja päivitykset joita liiketoiminta tai loppukäyttäjät vaativat. Selkeästi näistä kahdesta vaihtoehdosta tämä on työläämpi, vaatii enemmän aikaa sekä sisältää huomattavasti enemmän kehitysriskiä. Toisaalta tulisi ainakin periaatteessa odottaa että lopputulos olisi lähes täydellinen ainakin asiakkaan tarpeiden kannalta katsoen.

Kaiken kaikkiaan vaikuttaisi että erityisesti Suomessa vaihtoehto #2 vaikuttaisi yleisesti ottaen suositulta (vaikuttaisi että budjettitietoisuus tietojärjestelmäprojekteissa ei ole suoranaisesti prioriteetti Suomessa ainakaan tällä hetkellä?). Verohallinnon tietojärjestelmien uudistamisprojektissa tosin valittiin vaihtoehto #1, jossa hallinto ostaa olemassaolevan verojärjestelmän nimeltä GenTax Amerikkalaiselta Fast-yritykseltä ja sitten räätälöi järjestelmää vuosien ajan myös käyttäen apuna Virolais-Suomalaisen Nortal-nimisen yrityksen palveluita.

Ainakin päältäpäin katsoen tämä päätös on mielestäni aika erikoinen. Olemassaolevien järjestelmien ostamisen ja käyttöönottamisen merkittävin etu olisi nimittäin nimenomaan sellaisissa tapauksissa joissa liiketoimintalogiikka tai muuten merkittävä osa toiminnallisuudesta on uudelleenkäytettävissä eri toteutusympäristöjen välillä tai muutoin eri organisaatioissa jotka "pelaavat samojen sääntöjen tai saman logiikan mukaan". Mutta eihän maailmassa ole mitään muuta paikkaa tai organisaatiota joka toimisi samojen sääntöjen puitteissa kuin Suomen verohallinto (ja vaikka olisikin, niin varmastihan tämä olisi jossakin Euroopassa tai kenties pohjoismaissa eikä Yhdysvalloissa). Toinen merkittävä etu olisi mahdollisesti nopeampi toteutus ja käyttöönotto sekä kustannusten pitäminen hallinnassa. Selkeästikään tässä tapauksessa, jossa budjetti on yli 130 miljoonaa Euroa ja toteutuksen aikataulu ainakin kuusi vuotta, mistään tällaisesta ei ole edes tarkoituskaan puhua (erityisesti myöskin huomioon ottaen se että kilpaileva tarjous hylättiin nimenomaan siksi että "hinta oli liian alhainen" .. Ja tämähän argumenttina varmasti olisi etenkin veronmaksajien näkökulmasta hyvin mielenkiintoinen).

Mutta annetaanpa tämän järjestelmän loppukäyttäjien puhua puolestaan (lähteenä Kauppalehti):

"Pienyrittäjille OmaVero on täysi susi. Vanhassa Verotilissä yhden miehen yritykselle selvisi nopealla silmäyksellä, missä rahavirrat kulkevat. Uudessa systeemissä olen aivan pihalla tapahtumien kulusta"

"Ainakin minun tapauksessani OmaVerossa arvonlisäveropalautukset katoavat yhteenvedoista."

"Tilintarkastajan kertoman mukaan OmaVerossa kokonaisuuden hallinta on heikompaa kuin Verotilissä. OmaVerossa on yksittäisiä valikkoja, mutta kokonaisuutta ei saa näkyviin kuten Verotilissä."

"Verottajan edustaja kertoi minulle, etten ole uuden palvelun ainoa arvostelija."

Vaikuttaa että paljon vastaavanlaista palautetta on uudesta järjestelmästä tullut. Olennaisesti siis näyttää että loppukäyttäjien näkökulmasta uusi järjestelmä on askel taaksepäin verrattuna olemassaolevaan järjestelmään. Vaikuttaisi että olemassaolevassa järjestelmässä oli ominaisuuksia joista käyttäjät pitivät ja joihin he olivat tottuneet, mutta joita ei uudessa järjestelmässä enää ole.

Tässä näkyy nyt nimenomaisesti se vaara joka järjestelmien uusimisessa tulee kun projekti toteutetaan jommankumman edellämainitun menetelmän mukaisesti: Olemassaolevien järjestelmien (tässä tapauksessa 70 järjestelmää!) liiketoimintalogiikka ja säännöt sekä olemassaolevat ominaisuudet heitetään ensimmäisenä romukoppaan ja työ alkaa alusta tyhjän päältä. Pahimmillaan käy niin että vuosikymmenien verran oppimista menetetään kokonaan, ja mahdollinen uudelleenoppiminen saattaa kestää taas vuosikymmeniä. Pahimmassa tapauksessa uusi järjestelmä ei pääse vanhan tasolle enää koskaan elinikänsä aikana (lopulta jossakin vaiheessa uusikin järjestelmä joudutaan taas uusimaan).

Tästä syystä onkin erittäin tärkeää organisaatioille että tunnustetaan se arvo joka olemassaolevilla järjestelmillä on. Vaikka nämä järjestelmät saattavatkin olla vanhoja, eivätkä ne ole integroituja toisiinsa, ja vaikka ne ehkä ovatkin toteutettu vanhoilla teknologioilla, tämä ei tarkoita sitä että nämä järjestelmät olisivat arvottomia. Ja tätä nyt Verohallintokin ehkä alkaisi nähdä: Kun rakennamme tietojärjestelmillemme toiminnassamme keskeisen roolin, niistä tulee korvaamattomia osia toimintaamme niin että niihin sisältyy ainutlaatuista tietoa ja kokemusta siitä mitä organisaatiomme tekee ja miten se sitä tekee. Jos poistamme tällaisen järjestelmän käytöstä, saatamme poistaa myöskin käytöstä siihen liitännäisen asiakaskokemuksen ja -tyytyväisyyden.

Tästä syystä olenkin vahvasti sitä mieltä että seuraavan tulisi olla selkeästi mukana kaikissa uudistamis- ja kehitysprojekteissa, miten ne nyt sitten muuten toteutetaankaan:

Sisällytä kaikkien tarvittavien ominaisuuksien ja liiketoimintasääntöjen täysi toteutus olemassaolevista ja vanhemmista järjestelmistä osana uusia järjestelmiä riippumatta siitä miten nämä uudet järjestelmät toteutetaan tai millä teknologia-alustalla niitä lopulta ajetaan.

Tietenkin on niin että vanhojen järjestelmien käytännön tekniset toteutukset, jotka saattavat olla tehty monille erilaisille ja jopa täysin vanhentuneille teknologia-alustoille, ja näiden integrointi uusiin järjestelmiin on erittäin todellinen operatiivinen haaste, ja näiden järjestelmien koodin tulkitseminen (mikä saattaa käytännössä tarkoittaa miljoonia koodirivejä vanhaa koodia) ei ole missään tapauksessa helppoa. Meidän Eqela-lähestymistapa on se että autamme asiakkaitamme hallitsemaan tätä siirtymää automatisoidun menetelmän avulla (Eqela Transcend), jonka kautta olemassaolevan järjestelmän ohjelmakoodi voidaan prosessoida, sitä voidaan manipuloida, muuntaa ja integroida automaation avulla eikä käsipelillä, kuten yleisesti ottaen on tapana.

Joka tapauksessa on niin että meidän kaikkien tulisi nähdä Verohallinnon tapaus mielenkiintoisena esimerkkinä josta voimme kaikki ottaa opiksemme. Koska tämä nimenomainen projekti nyt ei ole läheskään vielä valmis, on siinäkin paljon mahdollisuuksia (ja paljon toivoa) parempaan lopulliseen lopputulokseen. Mutta koska niin monilla organisaatioilla on tälläkin hetkellä monia vastaavia projekteja tulossa tai nyt alkamassa, varmistakaamme se että emme jätä huomiotta sitä liiketoimintalogiikkaa, sitä arvoa sekä niitä ominaisuuksia jotka tälläkin hetkellä käytännössä pyörittävät monia organisaatioitamme olemassaolevien tietojärjestelmien vetämänä. Ja älkäämme antako teknisten haasteiden estää meitä ottamasta oikeita askelia projektien toteutuksissa: Niiden ratkaisemiseen on olemassa oikeita ja toimivia ratkaisuja.